Comment préparer votre entreprise pour les grands événements et les périodes de forte affluence

Lorsqu’une tournée de concerts incontournable a récemment traversé le Canada, les retombées économiques se sont fait sentir bien au-delà des arénas. Le spectacle a généré près d’un demi-milliard de dollars en retombées économiques. La plupart de ces dépenses étaient dirigées vers les hôtels, les restaurants, les boutiques et les fournisseurs de services dans les quartiers des villes où il a eu lieu. 

Est-il étonnant que ces événements à grande échelle créent tant de battage médiatique? Pendant quelques jours ou quelques semaines, le rythme de toute une ville hôte se transforme, attirant des visiteurs de partout et créant d’importantes occasions pour les entreprises locales. Une seule fin de semaine peut rapidement devenir l’une des périodes les plus achalandées de l’année.

Tirer le meilleur parti de cette demande nécessite de la planification. Pour les détaillants, les restaurateurs et les fournisseurs de services, un peu de préparation peut faire toute la différence une fois que la foule arrive. Si les paiements s’effectuent rapidement, que les rendez-vous se déroulent à temps, que les étagères restent approvisionnées et que suffisamment de personnel est prévu, les journées occupées sont beaucoup plus faciles à gérer.

Voici cinq façons de vous aider à préparer votre entreprise pour un événement important.

Comprendre le profil démographique de l’événement

Avant de commencer à vous préparer, il est utile de comprendre qui viendra et comment ces visiteurs sont susceptibles de dépenser. Les grands événements attirent généralement des personnes qui ne sont pas là uniquement pour l’attraction principale. Elles vont au restaurant, magasinent, réservent des services et cherchent des façons de rendre leur séjour mémorable.

Cette récente tournée de concerts nous a bien rappelé ce que cela peut représenter, avec 70 à 90 % des dépenses directes liées aux visiteurs de l’extérieur.

Tous les événements n’offrent pas les mêmes occasions d’affaires. Un concert dans un stade réunissant des dizaines de milliers d’admirateurs enthousiastes est très différent d’un congrès de plusieurs jours destiné à des professionnels. Réfléchissez donc aux endroits où les visiteurs sont susceptibles de séjourner, à la façon et au moment où ils circuleront dans votre secteur, ainsi qu’à ce qu’ils pourraient rechercher. Plus vous comprendrez l’événement à venir, mieux vous serez préparés à répondre à la demande.

Optimiser votre passage à la caisse pour les foules nombreuses

Un processus de passage à la caisse rapide maintient le mouvement, et c’est encore plus important lors d’un événement à grande échelle. Les foules qui se dirigent vers une activité importante ou qui en sortent sont souvent pressées par le temps, prennent une bouchée rapide, achètent un t-shirt en dernière minute ou font une retouche rapide des ongles entre deux activités. Cela peut influencer la façon et l’endroit où ils dépensent, la rapidité et la commodité l’emportant souvent sur une expérience plus compliquée.

Les clients s’attendent de plus en plus à de la flexibilité et de la facilité en matière de paiement, que ce soit par un paiement effectué en tapant une carte, en payant avec un portefeuille numérique ou en utilisant une carte-cadeau. Avoir des systèmes en place qui permettent un passage à la caisse rapide et sans heurts peut aider à garder le mouvement lorsque l’achalandage augmente. Si vous prenez des réservations, les outils de réservation en ligne peuvent également aider à assurer le bon déroulement des rendez-vous, afin que les nouveaux clients profitent de la meilleure expérience, même si elle est brève.

Optimiser l’inventaire pour les événements à forte demande

Lorsque la demande augmente, il est utile de savoir ce qui se vend le plus vite. Pour les détaillants, il peut s’agir des articles les plus vendus ou d’articles à marge plus élevée. Pour les restaurants, cela pourrait signifier des ingrédients pour des articles de menu populaires. Pour les fournisseurs de services, il peut s’agir de produits liés à des rendez-vous ou à des services complémentaires qui ont tendance à se vendre rapidement.

Être en rupture de stock au mauvais moment peut signifier des ventes manquées, et même une évaluation négative que l’on redoute. Un sondage a révélé qu’environ deux acheteurs sur cinq quitteront un magasin les mains vides si l’article pour lequel ils sont venus n’est pas disponible.

Avoir des données de vente à portée de main peut vous aider. Si vous vous replongez dans vos journées les plus occupées et que vous notez quels ont été les produits les plus vendus et les heures de pointe, vous pouvez obtenir des indices utiles sur ce qu’il faut stocker, quand commander à nouveau et où la demande risque de se manifester. Les outils d’inventaire et de rapports liés à votre système de PDV peuvent vous aider à garder un œil sur ce qui se vend en temps réel, tandis que commander un peu plus tôt que d’habitude peut aider à éviter les problèmes au moment où les fournisseurs deviennent également plus occupés.

Utiliser des outils de planification pour une dotation plus intelligente

L’un des plus grands défis lors d’une journée d’activité à forte demande est d’avoir le bon nombre de personnes en poste aux bons moments. Commencez par examiner quand vous êtes susceptible d’être le plus occupé et où les points de pression peuvent apparaître, qu’il s’agisse d’une ruée avant l’événement, de files d’attente plus longues ou de rendez-vous consécutifs.

Des outils de planification liés aux modèles de vente peuvent aider à créer des quarts de travail autour de ces moments achalandés, afin que vous soyez mieux préparé lorsque la demande augmente sans surdoter en personnel pendant les périodes plus calmes. Ces outils infonuagiques facilitent le suivi des coûts de main-d’œuvre et permettent d’apporter des ajustements si les plans changent, même lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Transformer les nouveaux visiteurs en clients réguliers

N’oubliez pas : les foules sont peut-être temporaires, mais l’occasion n’a pas à l’être.

Les grands événements peuvent créer des avantages qui durent longtemps après qu’ils soient terminés. Des recherches liées à un événement à grande échelle au Canada ont révélé que le tourisme et les activités commerciales dans la ville et la région se sont poursuivis bien après le dernier jour, contribuant à générer des centaines de millions de dollars en activité économique au cours des années suivantes.

Pour les petites entreprises, l’objectif ultime est de transformer un premier visiteur en client fidèle. Quelqu’un qui s’inscrit à votre programme de fidélité, qui se joint à votre liste de diffusion ou qui vous suit sur les réseaux sociaux peut revenir longtemps après la fin de l’événement. Cela compte puisque selon une étude publiée par la Harvard Business Review, l’acquisition d’un nouveau client peut être de cinq à 25 fois plus coûteuse que la fidélisation d’un client que vous avez déjà. Entre-temps, les programmes de fidélisation peuvent contribuer à récompenser les clients qui reviennent et donner aux consommateurs une raison de revenir après une première expérience positive. Un sondage a révélé que les clients fidèles magasinent plus fréquemment et dépensent environ 60 % de plus par visite que ceux qui ne se sont pas inscrits à un programme.

Le résultat net

Les grands événements ne se produisent pas tous les jours. Lorsqu’ils ont lieu, il est beaucoup plus facile de profiter de l’achalandage lorsque vous êtes prêt.

Comment pouvons-nous vous aider?

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